新入社員研修の内容を良くする方法は?注意点や助成金制度について

新入社員を受け入れたあとに新入社員研修を行うのは、どの企業でも当たり前の風習となっています。しかし、新入社員研修というのは、単なる風習のためにするのではなく、意味をもって実施しなければ、その後の業務につながらないのです。ここでは、新入社員研修がなぜ大切なのか、そしてどのようなカリキュラムを組めば意味を成すのかを解説します。


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【明確にしよう】新入社員研修のカリキュラムが大切な理由


新入社員研修は、多くの企業が実施していますが、そのカリキュラムはさまざまです。

本来の新入社員研修の最終目的は、1人の社会人として、配属先での業務を円滑に遂行できるようにすること。

ビジネスマナーや社会人としての基本行動を学ぶほかに、どのような目的を持って研修内容を組むべきかを解説します。

個人のスキル・知識をつけるため

今後の業務を遂行していく上で必要となるスキルや知識を身に付けなければ、仕事はスタートできません。

呼び名はそれぞれ異なっているものの、一般的には、「リテラシースキル」と「テクニカルスキル」を身に付けるべきであると考えられています。

リテラシースキル

リテラシースキルは、業界や業種を問わず、どのような仕事についても必要とされる能力を指します。

例えば、円滑な人間関係の構築にはビジネスマナーが必要です。言葉遣いはもちろん、身だしなみや名刺の交換方法、電話の応対など、幅広く学びます。

そして、パソコン研修も近年では、ほぼ必須のリテラシースキルとなりました。業種によっては実施することの多いプレゼンテーション研修も含まれます。

このようなリテラシースキルに関する研修は、1〜2日程度の短期間研修を終了した後、実際に業務を行いながら身に付けていくことが多いです。

テクニカルスキル

テクニカルスキルは、業務で必要となる専門的な知識やスキルを指します。

例えば、営業職であれば、自社が取り扱う商品や、サービスに関する専門的な知識です。実際に販売や提案をする際の知見についても学びます。エンジニア職であれば、言語技術のスキルや情報セキュリティに関する知見がテクニカルスキルに含まれるでしょう。

後に紹介するOJT制度を使って、実際の業務にあたる中で習得を目指す企業も、最近ではよく見られます。

自社の理解度を深めるため

企業によって大きく目的や内容が異なるのが、自社の理解度を深めるための新入社員研修です。

企業理念や価値観、事業の目的など、社員に求めることは何なのか、会社のことを深く知ってもらうことを目的として行います。

実際の業務に取り組む前に、社内での役割をしっかりと理解してもらうことで、円滑に業務が遂行できるようになるのです。

しかし、この研修は、企業そのものの理念だけでなく、年度によっても変化していく場合が多いので、伝える側の工夫が必要となるでしょう。

企業人としての自覚を持つため

新入社員研修では、先に述べたようなマナーやスキル研修が重視される傾向にありますが、もっとも肝心なのは、それらに取り組むモチベーションとなる企業人、社会人としての自覚を育てることです。

新入社員のほとんどは数ヶ月前まで学生であった、新卒者が多いでしょう。学生のころは、コミュニケーションを取る相手を自由に選べていたため、自然と自分に合った人としか付き合いをしません。

しかし、社会に出れば状況は大きく変化し、さまざまな人と仕事の中でコミュニケーションをとる必要があります。

そのため、まずは新入社員が自身の立場を理解し、業務への姿勢を身につけることが大切です。さらに、コミュニケーション方法を学ぶことで企業人としての成功が期待できます。

これらを、新入社員研修では「ポータブルスキル」の獲得と呼ぶことがあります。ポータブルスキルは、課題や仕事の処理対応能力に関係する対課題力や、行動や考え方を自分でコントロールできる対自分力、他人と円滑にコミュニケーションが取れる対人力の3つに分けられます。

新入社員研修では、これらの能力を発揮する観点や実践方法を学ぶことで、社員自身が業務への姿勢をつくることができ、企業人としての第一歩を踏み出すことが出来ます。

【組み合わせて効果的に】新入社員研修の一般的な内容とは

新入社員研修の方法には、さまざまなものがありますが、これらのうちのどれかひとつだけを実施すれば良いというものではありません。

効果的な研修にするためには、いくつかの組み合わせが必要です。

OFF‐JT

OFF-JTとは、「OFF-The Job Training」のことで、業務から離れた環境での研修を指します。講師や社内担当者による座学やビデオ研修などを用いて、実務に必要な基礎知識をインプットしていきます。

OFF-JTでは、一般的なビジネスマナーをはじめ、自社の事業理解や商品理解など、全員に必要な内容を伝えることがオーソドックスです。

OJT

OJTは、「ON The Job Training」を指し、実際の業務を経験する中で、実践的に仕事の流れを体感できる方法です。現場で即戦力になるスキルを育成するのに向いています。

これまで就労経験がない新入社員の場合、仕事内容を説明しても具体的なイメージができないことも多いですが、OJTを導入することで、業務の流れを体感し理解することが可能です。

また、社内の対人研修では、トレーナーとして新入社員の指導にあたるメンバーにとっても、企業人としてのあり方を改めて学べる機会になっていることが多いです。

このとき指導者にあたるメンバーへ「トレーナーとしてのあり方」の教育や研修が実施できていると、取り組む新入社員研修の内容も一人ひとりに響く、より効果的なものにできるでしょう。

ワークショップ(グループワーク)

ワークショップは、新入社員に課題を出し、1人で思考し解決させたり、グループワークやディスカッションをさせたりして、情報を共有します。

例えば、討論のテーマに対してひとつの結論を導かせたり、実際の業務で起こる可能性がある問題を提示し、解決まで導かせたりします。

企業によって、提示する課題はさまざまですが、コミュニケーションの活性化を狙ったものやプレゼンをさせるなど、ユニークな方法を用いる企業も多いです。

ケーススタディ

ケーススタディとは、実際に起こった事象や課題を分析して、対応策を実践的に勉強する学習方法のことです。「電話の受け答え」や「営業の提案方法」、「接客対応」など、座学で身につけた内容を実践することで、理論の学習だけでは得られない、現実的な対応力を身につけることができます。

また、ケーススタディは「ロールプレイ」と相性が良く、あわせて実施されることが多くあります。

ロールプレイ

ロールプレイは、専門的なスキルを向上させるために用いられる研修で、実際に業務にあたっていると想定した役割で、さまざまな考えを理解できる方法です。

接客業であれば、お客様対応や電話対応など、実際の業務をリアルに再現し、実践していきます。

レクリエーション

レクリエーションは、ゲーム感覚でさまざまなイベントを実施するものです。レクリエーションを行うことで、新入社員の緊張をほぐすだけでなく、新入社員同士のコミュニケーションを促して団結力を高めることが期待できます。

たとえば、参加者同士でペアになって相手を紹介する「他己紹介」や、本格的な脱出ゲームを行うなど、内容は多岐にわたります。

研修中は緊張した状態が続くため、適度にレクリエーションを取り入れることも有効です。また、研修の合間に取り入れることで、ブレイクタイムとして活用する場合もあります。

【どう改善するか】新入社員研修をより良くするふたつのポイント

どんなに綿密に考えて新入社員研修のカリキュラムを組んだとしても、何かしらの問題が発生することがあります。

これまで行っていた新入社員研修をより質の良いものにしたい場合や、今後新入社員研修を新たに導入する場合は、以下のポイントも意識してみてください。

1.フォローアップを素早くする

もし、面接時と研修時の雰囲気がかけ離れていると、新入社員の不安は大きくなるでしょう。

まずは、新入社員の不安を取り除くために、質問をしやすい雰囲気や環境づくりを心がけます。すぐ質問できる環境にしておくことで不安は解消され、早期離職を防ぐことにも役立つでしょう。

新入社員は、さまざまな希望や不安を抱えて入社しています。研修の理解度やモチベーションも十人十色なため、様子を見ながら伝え方を変えるなど、新入社員のタイプ別にコミュニケーションを取ることも必要になります。

これまでに多くの社員が感じている疑問やつまずきは、あとで問題点となって見えてくるので、素早くフォローアップできる体勢を整えておきましょう。

2.現状の研修にある問題点を洗い出す

今後の新入社員研修をより良いものにするため、研修後の新入社員にアンケートをとったり、講師やフォローアップをしている社員に話を聞いたりして、情報を集めましょう。

部署内で挙がった新入社員への疑問点も汲み取って、今後の研修に何が必要なのか、何を取り入れれば新入社員の不安がなくなるのか、問題点を洗い出してください。

【失敗を防ぐ】新入社員研修を実施する際の注意点

新入社員研修を効果の高いものにするには、注意点も考慮する必要があります。この項目では、新入社員研修を失敗しないために注意するべき点をお伝えします。

座学のみで実践的な内容がない研修は避ける

研修は座学のみにならないようにしましょう。研修で得た知識を定着させるためにも実践的な内容は取り入れましょう。

適度にグループワークやディスカッションを取り入れて、メリハリをつけるのが有効です。研修の受講者にとって、受動的なものだけでなく、能動的に考える研修内容を積極的に取り入れると良いでしょう。

労働時間や給与・時間外労働手当の支給基準に注意

新入社員研修中の給与や残業代は、研修への参加が義務付けられているかどうかで、支給が必須になるか決まります。

研修への参加が自由な場合は、労働時間とみなされず、給与や残業代を支払う必要はありません。

一方、研修の参加を義務付けている場合は、労働時間とみなされるため、給与や残業代を支払わなければなりません。

また、研修後に指示した課題をこなす時間を労働時間とみなすかについてですが、これは企業によって判断が異なります。

自発的な学習とみなし労働時間に該当しないとしたケースもあれば、課題に取り組むことを義務とみなし労働時間に該当することもあるからです。

事前に労働時間として扱うかを決めた上で、就業規則などに明記すると良いでしょう。

宿泊をともなう研修の実施場所を選ぶポイント

新入社員研修には、社外で複数日程にわたって行うケースもあります。
その際には、宿泊施設を確保する必要があります。

宿泊施設として採用されることが多いのは、以下のふたつです。

1. 研修室を備えた、セミナーハウスの「宿泊室」
2. 研修会場周辺の「ホテル」

受講する新入社員たちのプライバシーを守り、ストレスを感じさせないためにも、できる限り相部屋は避け、個室を選択するのをおすすめします。

特に研修期間が長い場合には、十分な休息を取ってもらうために、禁煙室と喫煙室が設けられている施設を選びましょう。

とくに新卒採用の新入社員を含んだ研修受講生は、不安な中で研修に参加しているはずです。不安な中で挑む研修の後に、プライベートな空間やリラックスできる環境が整っていると非常に嬉しいことでしょう。

研修後しっかりとリラックスできる環境で、メリハリをつけて取り組んでもらうことで、充実した研修期間にすることが期待できます。

【活用しよう】新入社員研修の内容を充実させる「助成金制度」と「外部依頼」について

新入社員研修に活用できる「人材開発支援助成金」

新入社員研修を行うとき、一定の条件を満たしていれば「人材開発支援助成金」の支給を受けられることがあります。

人材開発支援助成金」にはいくつかのコースがありますが、特に新入社員研修で該当することが多いのは、若年労働者への訓練が対象になる「特定訓練コース」です。

「特定訓練コース」の助成対象となるのは以下のとおりです。

・大企業
・中小企業
・事業主団体

また、助成される金額などは以下のとおりです。

OFF-JT 経費助成45%(大企業は30%) 賃金助成760円(大企業は380円)/時間
OJT 経費助成はなし 実施助成665円(大企業は380円)/時間

また、特定訓練コースの生産性要件(※)を満たした場合は以下のとおりになります。

OFF-JT 経費助成60%(大企業は45%) 賃金助成960円(大企業は480円)/時間
OJT 経費助成はなし 実施助成840円(480円)/時間

※生産性要件:生産性向上の基準を満たすと支給額が増額される。生産性向上の基準は、訓練開始日が属する会計年度の前年度の生産性とその三年後の会計年度の生産性を比べて6%伸びていることを指す。

詳細な情報は、厚生労働省のホームページからご確認ください。

社内にないノウハウや研修のプロから学べる「外部依頼」

現状の問題点を解決するには、今までと同じ方法で行っていては、いつまで経っても解決できません。

もう一度研修形態を見直し、すべてを内製もしくは、外注にするのではなく、専門的なスキルや企業の理念、ビジョンは内製化、そのほかは外注するなどして工夫してみましょう。

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まとめ

新入社員研修の内容が効果的でない場合、人材が育たないだけでなく、早期離職にもつながります。しっかりと内容を精査し、外部にサポートを依頼することで、より良い研修が行えるでしょう。

人生は選択の連続です。すべてのことを自分が選択していると自覚し、責任能力をもった人材を育成していきましょう。