新人教育を任されるのはなぜ？
多くの場合、新人教育係に任命されるのは、上司が新人に対して「このような人になってほしい」と思っている人物です。つまり、上司から評価されている人だといえます。
では、どのようなところが上司に評価されているのでしょうか。まずは、新人教育を任される主な理由を4つ紹介します。
【理由その1】新人と年齢が近い
新人教育を任される理由としてよくあるのが、新人と年齢が近いことです。新人教育はマンツーマン指導になる機会も多く、年齢が離れていると新人が緊張してしまいます。
そのため、価値観が近くコミュニケーションが取りやすい、新人が委縮しにくい年齢の社員が選ばれるのです。また、年齢が近い教育係だと、新人は「自分も数年後にこうなっていたい」と将来像を明確化しやすくなる理由もあります。
ただし、教育係は新人のお手本になるべき人物なので、年齢が近い理由だけで選ばれることはまずありません。
【理由その2】コミュニケーション能力がある
コミュニケーション能力の高さも、新人教育係に任命される理由のひとつです。どのような業務であっても、他者とのコミュニケーションは欠かせません。
きちんとコミュニケーションを取らないと、人間関係にヒビが入ったり何かを間違えたまま業務を進めて大きなトラブルが発生したりするなど、何かと問題が起こります。
また、コミュニケーションが苦手な人だと新人の質問や悩みを引き出せず教育がスムーズに進まなくなるため、コミュニケーション能力のある人が教育係に選ばれやすいのです。
コミュニケーション能力があるかどうかを判断するポイントは、企業や上司によって変わります。報告・連絡・相談がしっかりできている人、電話対応やお客様対応の質が高い人は、コミュニケーション能力が高いと判断されやすいでしょう。
【理由その3】教えられるだけの実務経験がある
新人教育において、教える側が業務内容を十分に理解しているかどうかは重要なポイントです。表面的な業務の手順だけでなく、組織における業務の流れや、全体の仕組みまで理解できていないと、業務に対する重要性が説明できないからです。
新人からの質問に正しく答えられないと、新人の理解度に関わります。新人からの信頼を失う可能性もあります。
そのため、専門性が高く業務を深く理解している人、複数の業務を一通り経験している人、仕事で一定の評価を得ている人などが教育係に選ばれます。
【理由その4】仕事にやりがいを感じている
どの企業でも、社員に意欲的に業務に取り組んでほしいと思っているものです。よって、仕事にやりがいを感じていて、自らアイデアを出したり業務効率化に取り組んでいたりと積極的に行動している人も、新人教育を任されやすい傾向にあります。
仕事にやりがいを感じている人は、いきいきと仕事をしている様子が見てとれます。愚痴をこぼさず、前向きな姿勢は、不安でいっぱいの新人に安心感をもたらすでしょう。
新人教育の流れ
新人教育を任されたものの、どのように進めていけば良いのかわからず困っている方もいるでしょう。そこで、次から新人教育の基本の流れを解説します。
【ステップ1】仕事の目的と背景を教える
まずは仕事の目的と背景から教えましょう。なぜこの業務が必要なのか、目的がわからないとなかなかやる気が出ないからです。「この結果を得るためにこの作業が必要」と納得できれば、理解するまでのスピードも速くなります。
いきなり細かいところから始めると理解しづらくなるので、以下のように「大→小」の流れを意識して教えていきましょう。
1. 業界の仕組みや業界内での企業の立ち位置
2. 企業理念や目指す方向性
3. 企業内の各部署の業務内容
4. 配属された部署全体の業務内容
5. 新人に割り振った業務の内容
また、所属しているグループで取り組んでいる業務をこなすと、どのように部署や企業に貢献できるのか、どのようなスキルが身につくのかなどを解説すると新人のモチベーションが上がりやすくなります。業界や社内独自の用語がある場合は、最初に説明しておきましょう。
【ステップ2】実演しつつ業務の手順を説明する
仕事の目的と背景を理解してもらえたら、実際の業務を教えるステップに移りましょう。口頭で説明しても理解しづらいので、実演を交えながら、具体的な手順の説明が重要です。マニュアルがあれば、教わるほうはメモをとるのが楽になり、復習もしやすいでしょう。
ここでも「大→小」の流れを意識して、メインの業務から教えましょう。付随業務はメイン業務がある程度こなせるようになってから教えます。
【ステップ3】実際に業務を行ってもらう
メイン業務の実演が終わったら、次は新人にメイン業務をやってみてもらいましょう。いきなり業務を丸投げされると不安を感じるため、教育係はすぐに質問できる位置にいることが大切です。
複雑な手順がある場合は、初めのうちはそばで見守ってあげましょう。資料作成などの簡単な作業なら、終了時間を決めて任せてしまっても問題ありません。
【ステップ4】行った業務や成果物を評価する
業務が完了したら、新人が対応した業務や成果物について評価します。このとき、できていない箇所の指摘に集中しがちな人が多いのですが、ダメ出しばかりではモチベーションが下がってしまいます。
もちろん改善すべきところは伝えなくてはなりません。どこがどうできていないのか、客観的な視点で見た理由とともに、冷静に改善点を伝えましょう。そして、良いところはしっかりほめて、モチベーションを保てるような配慮が大切です。
【ステップ5】新人の課題を把握し目標を設定する
ステップ3と4を繰り返すと、新人の苦手な作業や課題が見えてきます。その結果を踏まえて新人にヒアリングし、不安や疑問点、難しいと感じる作業などを聞き出しましょう。
そしてヒアリング内容をもとに解決策を考え、目標を設定した上で再度業務に取り組んでもらいます。マニュアルやテンプレートを作成すれば解決するケースもあるので、教育係側でできる対策がないかも考えてみましょう。
実際に自分が利用しているツールがあれば、共有するのもおすすめです。ただし、絶対に使わなければならない、こうしなければならないなどの意見や考えの押し付けは厳禁です。ミスが起こりやすいポイントを説明し、改善へアプローチできるようにしましょう。
新人教育の具体的な方法
新人が早期に戦力化し、安心して働ける環境を整えるためには、組織的で体系的な教育が欠かせません。
ここでは代表的な新人教育の手法として、OJT、OJT-FT、マニュアル、メンター制度の4つを解説します。
OJT
OJT（On-the-JobTraining）は、実際の業務を通じて必要なスキルや知識を身につけてもらう教育方法です。新人は現場での実践を繰り返すことで、自分の役割や業務の流れをリアルに理解できます。
OJTの最大の利点は、「仕事をしながら学べる」ことにあります。座学では学びにくい細かな判断や業務上の暗黙知も、先輩社員の指導を受けながら身につけられます。
また、新人の習熟度に合わせて柔軟に内容を調整できるため、効率的に成長を促すことができます。
ただし、指導者側のスキルによって質が左右される点には注意が必要です。担当者向けの指導研修や育成計画の整備を行うことで、OJTの効果を最大化できます。
OJT-FT
OJT-FTとは、「OJT（実務）＋FT（フォーマルトレーニング）」を組み合わせた教育手法です。現場での実践経験に加え、座学や研修など体系立てられた学習を組み合わせることで、新人教育の効果を高めます。
業務の基礎知識や会社ルール、コンプライアンスなどは座学でしっかり学び、それをOJTで実践する流れが一般的です。現場に任せきりになりがちなOJTの弱点を補完でき、育成の抜け漏れも防げます。
OJT-FTは、短期間で効率的にスキルを習得させたい企業に適した方法で、特に教育体系を整えたい企業に有効です。
マニュアル
マニュアルは、新人が業務を理解しやすいよう、手順やルールを文書化したものです。業務フローや操作方法、注意点などが整理されているため、誰でも一定の品質で業務を遂行できます。
マニュアルを整備することで、新人が自分のペースで学べるほか、教育担当者の負担も軽減されます。
また、知識が個人に依存せず組織に蓄積されるため、長期的な教育基盤としても有効です。
マニュアルを作成する際は、動画や画像、図解などを活用することで、新人の理解度を高めることができます。
メンター制度
メンター制度は、新人の相談役となるメンターを配置し、業務面だけでなくメンタル面も含めてサポートする仕組みです。直属の上司ではなく、別の先輩社員が担当することが多いため、新人が悩みや不安を気軽に相談できる環境を整えられます。
メンター制度には、新人の早期離職防止や職場への適応促進、心理的安全性の向上といった効果があります。
また、メンター自身も後輩指導を通じてリーダーシップが育つことが可能です。
仕事のフォローだけでなく、キャリア相談や人間関係の悩みなど、多角的な支援が行える点が大きな特徴です。
新人教育を成功させるためのポイント
新人教育が成功するかどうかは、新人側の努力にかかっていると考える人も多いのですが、実際は教える側の心構えや教え方も大きく影響します。
ここでは、新人教育を成功させるために、教える側が知っておくべきポイントを紹介します。
業務のゴールを示す
企業内で発生する仕事はすべて連続していて、何らかのゴールに向かっています。そのゴールは何なのかを、新人に伝えることが大切です。
例えば社外向けのプレゼン資料を作るのは、クライアントに自社のサービスや商品の良さを伝え、契約を取り、利益を得るゴールに向かうためです。このゴールがわからないと何のための仕事なのかがわからず、モチベーションや作業効率が低下します。
あわせて、新人教育のゴールも示しておきましょう。最初にカリキュラムの全体像を示し、何ができるようになれば「独り立ち」のゴールを達成できるのかを伝えれば、新人側も今なぜこの作業を教えられているのかを理解しやすくなります。
また、全体像が把握できていると、「これができたら次の目標はこれ」と確実にステップを踏んでいけるため、成長できている気がしないと悩むことがなくなるでしょう。
質問しやすい環境を作る
新人教育を行うときは、常に質問しやすい環境を作っておきましょう。質問ができないと不安や不満が溜まり、早期離職につながるおそれがあります。
また、聞きづらいからと独断で行ったことが後に大きなトラブルになるケースもあるため、質問する大切さも教えておきましょう。
本人に考える力を身に付けさせる
新人が質問しやすい環境を作るのは大切です。しかし、答えを教えるばかりでは、自分で考えて動けなくなります。
今何をすべきか、なぜその結論に至ったのかなどを質問し、定期的に自分で考える機会を設けて、新人の考える力を養いましょう。
次につながる丁寧なフィードバックを行う
新人の成長には、適切なフィードバックが欠かせません。
まず、新人の理解度やスキルを把握し、その状況に応じてアドバイスを行うことが大切です。指摘が否定的な内容に偏ると自信を失いやすいため、「良かった点」と「改善点」をバランス良く伝えるようにしましょう。
また、失敗した際は結果だけを責めるのではなく、「なぜ上手くいかなかったのか」「次にどう改善できるか」を一緒に考えることが重要です。背景や理由を理解できれば、経験が学びに変わり、同じ失敗を防げます。
新人それぞれの目標を把握する
新人一人ひとりの個性や価値観を理解し、その人が何を目指しているのかを把握することは、効果的な教育につながります。
例えば、細かい作業が得意な新人には技術職、顧客との会話が得意な新人には営業のように、適材適所の配置やタスク設定が可能になります。こうした配慮はパフォーマンス向上だけでなく、早期の成功体験にもつながります。
そのためには、心理的安全性を確保した上で、月に数回の1on1を行うことが効果的です。雑談を交えながら目標や課題、キャリアの希望を確認し、新人が本音で話せる環境をつくりましょう。
新人の目標に寄り添った育成は、モチベーション維持や離職防止、さらには組織全体の成長にも大きく貢献します。
社会人としての基本やマナーは外部研修に任せよう
新人教育において、ビジネスマナーや仕事に対する姿勢など業務と直接関わりのない内容まで教育係が個別に教えるのは非効率です。新入社員が複数人いるなら、外部研修でまとめて済ませるのがおすすめです。
新入社員研修なら、ビジネスシーンでのメンタルサポートの実績が豊富な東京・ビジネス・ラボラトリー（TBL）にお任せください。心理学のメソッドを応用した研修で新入社員の不安を解消し、前向きに仕事に取り組めるようサポートいたします。
豊富なプランから最適なものをご提案いたしますので、まずはお気軽にお問い合わせください。
まとめ
新人教育係に任命される理由には、年齢の近さ、コミュニケーション能力、十分な実務経験、仕事への前向きな姿勢などがあげられます。新人教育は、目的の共有から実演、業務実践、評価、目標設定の流れで進めることが重要です。OJTやマニュアル、メンター制度などを組み合わせ、丁寧なフィードバックと個々の目標理解を重視することで、新人の成長と早期戦力化を実現できます。
