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部下との面談で質問内容を整理しなければいけない理由
部下との面談の際に質問内容を整理できていないと、面談の意味がなくなってしまいます。面談は部下の意見や悩みを聞きだすことが目的ですが、適切な問いかけができないと欲しい情報を得られません。
質問の内容によって部下の返答は左右されます。本当に聞きたいことを引き出すには質問内容を整理し、ポイントを抑えましょう。
部下との面談で使える質問の種類
部下との面談では、いくつか使える質問の種類があります。部下との面談で使える質問の種類は、主に下記のふたつです。
・クローズド・クエスチョン
・オープン・クエスチョン
どういった質問方法なのかを理解し、部下との面談をより良い時間にできるよう、効果的に使い分けましょう。
クローズド・クエスチョン
クローズド・クエスチョンは、相手が「Yes」か「No」で答えられる質問を指します。例えば、「資料は完成した？」や「明日の15時にミーティングできる？」などです。
クローズド・クエスチョンは、簡潔なやり取りですぐに答えを引き出せるのがメリットです。また、答えがハッキリしているため、相手の考えや事実を正確に把握できます。相手に事実確認や認識のすり合わせを行う際に有効です。
オープン・クエスチョン
オープン・クエスチョンは、回答に制限のない質問で、相手の新しい気づきや発想を促します。例えば、「なぜそう思う？」や「今困っていることはある？」などです。
オープン・クエスチョンは、相手の考えを相手の言葉で聞けるのがメリットです。相手側にとっても、ちゃんと自分の意見を聞いてくれているという安心感を与えられます。相手の意見を引き出すときに向いている質問方法です。
部下との面談で質問する際に意識すべき4つのポイント
部下にただ質問するだけでは良い面談にはなりません。面談で質問する際に意識すべきポイントは、下記の4つです。
・一度に多くの答えを求めない
・面談の目的を意識して質問する
・気軽に話せる雰囲気づくりを意識する
・部下の話を途中で遮らない
部下との面談に問題意識をもっている場合は、解決のヒントになるかもしれません。しっかり把握しておきましょう。
①一度に多くの答えを求めない
質問する際は、ひとつずつ聞くようにしましょう。部下を質問責めにしてはいけません。できるだけシンプルでわかりやすい質問だと、部下も答えやすくなります。
一度に多くの答えを求めてしまうと、負担に感じたり何を答えれば良いかわからなくなったりするおそれがあります。本当に聞きたい答えを引き出すためには、質問内容を整理し、ひとつずつ聞きましょう。
②面談の目的を意識して質問する
面談をする際には、常に目的を明確にしておきましょう。部下との面談は部下の成長が目的のひとつなので、自分の意見ばかり押し付けるのはNGです。
意識しないと、どんどん目的からずれてしまうケースも多いです。事前に部下にも面談の目的を共有し、目的に沿った質問を意識しましょう。
③気軽に話せる雰囲気づくりを意識する
部下の本当の意見を聞くためには、話しやすい雰囲気を意識してつくりましょう。
部下は上司というだけで、自然と話しづらいと感じてしまい、本当の考えを言い出せないことがあります。今後の関係性にも影響を及ぼしてしまうため、笑顔や言葉遣いを意識しましょう。
④部下の話を途中で遮らない
部下の話は最後まで聞きましょう。話を途中で遮って質問や否定をするのはNGです。気になることがあっても、ひとまず最後まで話を聞くようにしましょう。
上司は8割以上の時間は、部下の話に耳を傾けるべきともいわれています。上司が考えているより話に耳を傾けないと、部下は話を聞いてもらえたと感じません。聞く姿勢は面談中、常に意識しましょう。
部下との面談で使える5つの質問例
質問例を知っていると実際に部下との面談をイメージできるため、いくつか質問例を知っておきましょう。部下との面談で使える質問例は、下記の5つです。
・日々の業務に関する質問例
・モチベーションに関する質問例
・能力やキャリアに関する質問例
・プライベートや心身に関する質問例
・目標達成に関する質問例
ジャンル別で紹介するため、実際の面談の状況に合わせて使ってみましょう。
①日々の業務に関する質問例
日々の業務に関する質問例は、下記のとおりです。
・部署内で担当している仕事に関してどう感じている？
・最近の仕事でうまくいったことは？
・うまくいかなかった理由はある？
・現状の課題はある？
・業務でサポートしてほしいことはある？
日々の業務に関して質問する機会は多いでしょう。仕事に関する質問は聞き方を誤ると高圧的になってしまうため、注意すべきです。上記の質問例を参考に質問してみましょう。
②モチベーションに関する質問例
モチベーションに関する質問例は、下記のとおりです。
・うまくいった施策や行動はある？
・モチベーションが上がるのはどんなとき？
・モチベーションが下がるのはどんなとき？
・自信があるのはどんなこと？
・今、不安なことはある？
モチベーションは部下の作業効率に直接関わってくるため、質問内容は慎重に選ぶ必要があります。モチベーションが上がるときと下がるときを把握しておくと、今後接しやすくなるのでおすすめです。
③能力やキャリアに関する質問例
能力やキャリアに関する質問例は、下記のとおりです。
・成長するうえでの課題は何だと思う？
・将来的に挑戦したい仕事はある？
・自分の強みはどこだと思う？
・君の成長に関して手伝えることはある？
・自分の能力が生かされていると思う？
能力やキャリアに関する質問は将来の組織にも関わってくるため、上司として把握しておくべきポイントです。上司なりの考えもありますが、まずは部下の考えを聞くため、押しつけにはならないように注意しましょう。
④プライベートや心身に関する質問例
プライベートや心身に関する質問例は、下記のとおりです。
・趣味はある？
・最近興味のあることは？
・好きな食べ物は？
・仕事との悩みは相談できている？
・週末は休めている？
お互いの人となりを理解するために、プライベートや心身に関することも把握しておきたいところです。しかし、あまり深く聞きすぎてしまうと不快感をもたれてしまう場合もあるため、注意しながら聞きましょう。
⑤目標達成に関する質問例
目標達成に関する質問例は、下記のとおりです。
・社内目標に対してどんな成果を出せた？
・自己目標は達成できた？
・うまくいかなかった仕事はあった？
・目標に妥当性を感じている？
・来年挑戦したいことはある？
目標達成は部下の成長につながるため、上司が質問で促してあげられるのが理想です。上司は把握していなくても、実は部下なりに考えがあるかもしれません。失敗を責める流れにならないよう、注意して聞きましょう。
まとめ
部下との面談は質問内容を整理できていないと、面談の意味がなくなってしまいます。本記事で紹介した質問例を参考に、何をどう聞くかをあらかじめ考えておきましょう。
部下との面談をより良いものにするには、企業・外部研修の導入もおすすめです。企業・外部研修を導入すると、面談の問題を新たな視点から発見・改善できます。
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